Учет топливных карт в бухгалтерском учете: проводки. Учет ГСМ в «1С 1с топливные карты

Путевой лист – документ, на основании которого учитываются затраты на ГСМ (горюче-смазочные материалы). Печатная форма (форма по ОКУД № 0345001) не является обязательной для всех организаций, кроме транспортных компаний. В типовых конфигурациях 1С 8.3 нет печатной формы путевого листа (можно добавить как внешнюю), но реализовано несколько способов :

• По авансовым отчетам
• По талонам
• По топливным картам

Рассмотрим пошаговую инструкцию и некоторые особенности каждого из них.

Схема учета выглядит следующим образом:

• Выдача наличных денег подотчетнику
• Оформление авансового отчета
• Возврат наличных в кассу
• Списание затрат на ГСМ по топливным картам

На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).

На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений « » добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3)

Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте .

Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом « », который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа « ».

Списание ГСМ по топливным картам

В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как , а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.

В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:

• Оприходование топливной карты
• Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
• Списание затрат.

Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)

Поступление топлива оформляется документом « » (см. рис.14, рис.15).

Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включаются в состав расходов организации.

Для удобства используем числовой пример.

Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля.

Вариант 1

Д К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Д К 51 Сумма, руб. 118

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

• Наличие счета-фактуры

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Д 10-3 К 71 Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Д 19 К 71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб.

В соответствии с нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком производятся следующие записи:

Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по накладной поставщика.

Д 71 К 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 11 682 (990 х 11,8)

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 2

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 - 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом

Д 10-3 К Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, производятся следующие записи:

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 3 (наименее трудоемкий).

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта (118 - 18).

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании накладной поставщика

Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 - 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 - 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

Генеральный директор аудиторской компании «АС-АУДИТ»
Сергей Долгалев

• литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Совет: в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет. Как оформить топливную карту Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор. Обычно схема работы с топливными картами выглядит так. 1.

Учет бензина по топливной карте в 1с бухгалтерия

В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:

• Оприходование топливной карты
• Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
• Списание затрат.

Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см.

рис.11 и рис.12. А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13) Рис.11 Рис.12 Рис.13 Поступление топлива оформляется документом «Поступление товаров, услуг» (см.
рис.14, рис.15). Рис.14 Рис.15 Списание ГСМ в 1С 8.3 Списание бензина и других горюче-смазочных материалов оформляется одинаково для всех вариантов учета ГСМ документом «Требование-накладная» (рис.16, рис.17).
Рис.16 Рис.17 Стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней.

В заключение – небольшой совет, как списывать ГСМ по путевым листам по каждому транспортному средству.

400 bad request

Путевые листы в 1с 8.3 бухгалтерия — списание гсм по топливным картам

Рис.5 Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
• Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

Рис.6 Выдача талонов оформляется документом «Выдача денежных документов», который находится также в разделе «Банк и касса» (см.
рис.7 и рис.8).

Важно

Рис.7 Рис.8 Использованные талоны учитываются в документе «Авансовый отчет» (см.

Типовые ситуации

Учет бензина по топливной карте в 1С Бухгалтерия 05.05.2016 Учет приобретения бензина по топливной карте в программе 1С Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) Приобретение бензина и дизельного топлива на АЗС возможно как по наличному или безналичному расчету, так и по топливной карте.

Топливная карта – это пластиковая карта с вшитым в нее микропроцессором.

Этот микропроцессор, или чип, хранит информацию о лимите средств, выделенных на приобретение ГСМ и сопутствующих услуг на автозаправочных комплексах.

Кроме того, в чип записываются данные об ассортименте ГСМ той или иной топливной компании и данные об услугах, которые эта компания оказывает.

В программе 1С Бухгалтерия 8 есть возможность учитывать приобретение ГСМ по топливным картам.

В частности, можно привести такой пример. Некая фирма, владеющая автомобилем, заключает договор с топливной компанией, осуществляющей поставки ГСМ.

Для продолжения работы получите демодоступ или авторизуйтесь

Заполнить поля «От» и «Счет-фактура №» и зарегистрировать документ.

• Заполнить поле «Получен».
• Указать документ-основание.
• Поставить галочку в пункте «Отразить вычет».
• Выбрать подходящий способ получения и сохранить документ.
Результат отражен на рис.14.

Учет стоимости израсходованных ГСМ Для учета стоимости израсходованных ГСМ следует выполнить такие действия (см.

Учет гсм по топливным картам

Учет ГСМ по авансовым отчетам Схема учета выглядит следующим образом:

• Выдача наличных денег подотчетнику
• Оформление авансового отчета
• Возврат наличных в кассу
• Списание затрат на ГСМ по топливным картам

На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется). Рис.1 На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений «Счета учета номенклатуры» добавить строчку для группы «ГСМ» (см. рис.3) Рис.2 Рис.3 Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4).

Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте.

Проводки по приобретению гсм по топливным картам в бухгалтерском учете

Топливные карты у сотрудников» 006 «Топливные карты у сотрудников» Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в компании Оправдательные первичные документы путем изменения ответственного лица (или) места хранения 14.

006 «Топливные карты у МОЛ» Списание топливных карт с учета у материально-ответственного лица В случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией 15. 10.03 склад (бак машины №) 10.03 склад (лицевой счет в резервуаре) Внутреннее перемещение топлива в баки автотранспортных средств Отчет топливной компании по карте, предоставленный в конце месяца. Чеки водителей, если не потеряны. 30.09.2016г. 16. 20,26,46 10.03 Списано израсходованное топливо по каждой машине Путевой лист, бухгалтерская справка, Требование-накладная 30.09.2016г. 17. 91.2 10.03

Списан расход топлива выше норм. К налоговому учету не принимается Бухгалтерская справка 30.09.2016г.

Договор был заключен с выдачей топливной карты, посредством которой будут производиться расчеты.

Список операций по данной карте, равно как и путевой лист водителя автомобиля, учитываются организацией – соответственно, должна учитываться и стоимость топлива, приобретенного по данной карте.

На сегодняшний день налог на прибыль не учитывает расходы на приобретение ГСМ.

Расход по факту соответствует нормам, устанавливаемым для данной конкретной компании приказом ее генерального директора. Информация о том, каким образом сведения о покупке ГСМ по топливной карте могут быть отражены в продукте 1С Бухгалтерия 8, приведены в материале из Справочника хозяйственных операций. Перечисление поставщику оплаты за ГСМ и топливные карты Составление платежного поручения на оплату ГСМ и топливной карты проводится следующим образом (см. рис.

НДС по топливу можно принять к вычету, когда:

• Топливо принято на учет;
• Имеется счет-фактура, заполненный в соответствии с нормами законодательства;
• Топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Проводка №11.

Есть разные мнения о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты.

Утвержденного бухгалтерского порядка учета топливных карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты.

Топливная карта является своего рода носителем информации, так как карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Фактически топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов.
Расходы на ГСМ (приобретение топливной карты), относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно. Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к полученной сумме расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп.

3 п. 2 ст. 170

НК РФ). Пример распределения стоимости топливной карты.

Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу.

По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС.

Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты.

Стоимость карты – 118 руб. (в т.

• 1 Виды топливных карт
• 2 Как оформить топливную карту
• 3 Журнал учета топливных карт
• 4 Бухучет: получение карты бесплатно
• 5 Бухучет: приобретение с условием возврата
• 6 Бухучет: приобретение карты за плату
• 7 ОСНО
• 8 УСН
• 9 ЕНВД
• 10 ОСНО и ЕНВД

Приобретение топливной карты (смарт-карты) – один из способов снабжения организации ГСМ.

Помимо него, организация может приобрести топливо:

• по талонам;

• за наличный расчет.

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Сегодня почти у каждого учреждения на балансе имеются транспортные средства. Основной статьей расходов по их содержанию являются затраты на приобретение горюче-смазочных материалов. На практике все более широкое применение получает безналичная форма расчетов за ГСМ с помощью пластиковых карт. Как правильно отразить в учете операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием таких карт, рассмотрим в статье.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). В договоре также необходимо указать марки автомобилей, их государственные регистрационные номера, установить лимит заправки для каждого автомобиля.

В договоре кроме стоимости топлива предусматривается условие об изготовлении пластиковой карточки. Расход денежных средств по изготовлению пластиковых карточек в соответствии Указаниями о порядке применения бюджетной классификации, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н, отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги».

Непосредственный учет самих топливных карт рекомендуется вести на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Обоснованность применения подобного подхода подтверждается специалистами финансового ведомства в Письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611.

Если топливные карты предоставляются поставщиками ГСМ в рамках исполнения их обязательств без взимания какой-либо дополнительной платы, они могут отражаться в учете в условной оценке: один бланк, один рубль (п. 337 Инструкции № 157н). Также учет карт должен быть организован в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения.Если договор предусматривает необходимость дополнительной оплаты стоимости изготовления топливных карт, то топливные карты могут учитываться по стоимости их изготовления.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления учреждением-покупателем на счет поставщика 100-процентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета.

Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок).

Списание топлива на расходы производится на основании путевого листа и ежемесячного отчета продавца топлива о получении бензина на АЗС.В бухгалтерии по окончании месяца сверяются данные отчета поставщика с данными авансовых отчетов водителей автотранспорта и приложенных к ним чеков заправочной станции, подтверждающие количество, вид топлива, стоимость полученных по конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.

Как правильно отразить операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием топливных карт в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», рассмотрим на конкретном примере.

Бюджетное муниципальное учреждение осуществляет заправку ГСМ с использованием пластиковой карты на сумму 10 000 руб. Топливная организация изготавливает одну пластиковую карту на сумму 500 руб. (в том числе НДС 76,27 руб.), которая передается в собственность учреждения в августе 2013 г. Для заправки автомобиля топливная карта выдана 01.09.2013 года водителю автомобиля Маслову В.А. В конце месяца водитель предоставил авансовые отчеты, подтверждающие заправку по пластиковой карте, на сумму 10 000 руб. Все расходы оплачиваются с лицевого счета бюджетного учреждения открытого в органах Федерального казначейства, за счет субсидий, выделенных на выполнение государственного задания. Деятельность учреждения не подлежит обложению НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ.

Топливные карты бывают:

• денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);

• литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Совет : в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие - взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:

• счет-фактуру;

• акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;

• подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Порядок бухучета топливных карт зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. К учету принимается лишь то безвозмездно полученное имущество, которое впоследствии можно реализовать и получить доход (п. 9 ПБУ 5/01). Продать топливную карту невозможно, поскольку она закрепляется за конкретной организацией.

Бухучет: приобретение с условием возврата

В этом случае организация должна внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, организация возвратит ее обратно, а поставщик вернет ей залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете в условной оценке. В отношении топливных карт можно открыть дополнительный субсчет, например, 015 «Топливные карты».

При оплате и получении топливной карты в бухучете сделайте следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

- перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Дебет 009

- отражено выданное залоговое обеспечение;

Дебет 015 «Топливные карты»

- принята топливная карта за баланс.

При возврате карты эмитенту:

Дебет 51 Кредит 60

- получена залоговая стоимость топливной карты;

Кредит 009

- списано выданное залоговое обеспечение;

Кредит 015 «Топливные карты»

- списана топливная карта с забалансового учета.

Бухучет: приобретение карты за плату

В этом случае стоимость топливной карты (за вычетом НДС) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99). Сумму НДС отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Для контроля учитывайте стоимость карты за балансом. Например, на счете 015 «Топливные карты». Кроме того, для более детального контроля целесообразно отражать поступление и движение топливных карт в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В бухучете сделайте записи:

Дебет 60 Кредит 51

- оплачена топливная карта;

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 60

- списана на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60

- отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»

- учтена топливная карта;

- принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте.

Налоговый учет топливных карт зависит от условий, на которых поставщик их предоставляет (безвозмездно, под залог, за отдельную плату), а также от системы налогообложения, которую применяет организация.

ОСНО

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в налоговом учете не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в налоговом учете также не отражаются. Это следует из положений подпункта 2 пункта 1 статьи 251 и пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Если поставщик предоставляет топливную карту за плату, то ее стоимость можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания топливной карты

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день топливная карта была оплачена поставщику с расчетного счета организации. Стоимость карты - 118 руб. (в т. ч. НДС - 18 руб.). 5 июня карта выдана менеджеру А.С. Кондратьеву. 1 августа Кондратьев уволился и сдал карту. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт .

В бухучете организации сделаны следующие проводки.

Дебет 60 Кредит 51
- 118 руб. - оплачена топливная карта;

Дебет 26 Кредит 60
- 100 руб. (118 руб. - 18 руб.) - отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60
- 18 руб. - отражен НДС со стоимости топливной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
- 118 руб. - учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- 18 руб. - принят к вычету входной НДС по топливной карте.

При расчете налога на прибыль за январь-июнь бухгалтер «Альфы» включил стоимость топливной карты (100 руб.) в состав расходов.

Входной НДС в сумме 18 руб. предъявлен к вычету из бюджета во II квартале.

УСН

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в книге учета доходов и расходов не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в книге учета также не отражаются (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке включить в расходы стоимость топливной карты, предоставленной за плату? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Да, можно.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Однако:

• такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены;

• служебный автомобиль должен использоваться организацией в деятельности, направленной на получение доходов.

При соблюдении этих условий организация вправе включить стоимость топливной карты в расходы при расчете единого налога. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-05/2/40.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы по приобретению топливной карты не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если расходы на ГСМ (приобретение топливной карты) одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то такие расходы нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на ГСМ (приобретение топливной карты), относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к полученной сумме расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Пример распределения стоимости топливной карты. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты - 118 руб. (в т. ч. НДС - 18 руб.). Карта предназначена для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода. Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общей суммой доходов.

Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) - 26 000 000 руб.;
• по розничной торговле - 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

Доля доходов от оптовой торговли в общей сумме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на приобретение топливной карты в сумме:
(118 руб. - 18 руб.) × 0,684 = 68 руб.

При расчете налога на прибыль за май бухгалтер «Гермеса» учел расходы на приобретение топливной карты в сумме 68 руб. Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

О том, как списать ГСМ, приобретенные по топливным картам, см. Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам .